2012年4月号 別冊　2012年度保存版情報

■財団役員名簿、連携団体代表者名簿など■

　

新年度にあたり、評議員、理事、監事および連携団体代表者の名簿、財団事務局の組織を掲載いたします。
今後、異動などがありましたらこれまでどおり、本通信で随時お知らせいたします。

●評議員名簿

2012年4月1日現在の評議員は以下のとおりです。

評議員会は、理事・監事の選解任や当会の運営に大きな影響がある事項について 意思決定をおこないます。
任期2011年4月1日〜2015年6月定時評議員会まで（敬称略）
評議員8人/定数3人以上8人以内

●役員名簿

2012年4月1日現在の役員は以下のとおりです。

理事会は、事業計画や予算の承認をはじめ、当会の業務執行に関する広範囲な意思決定をおこないます。
任期2011月5月18日〜2013年6月定時評議員会まで（敬称略）
理事7人/定数3人以上8人以内
監事2人/定数2人

●連携団体代表者名簿

2012年4月2日現在の連携団体（支部等）の代表者は以下のとおりです。

※総会で決定された事項を反映しております。

●事務局の組織

2012年4月1日現在の事務局と担当職員は下記のとおりです。
従来のサンクチュアリ室がなくなり、保全プロジェクト推進室と施設運営支援室が新設されました。

（総務室／五十嵐真、横田智）

■連携団体（支部等）向け卸販売について■

「連携団体（支部等）」（以下、連携団体）向け卸販売は、当会が発行する「バードショップカタログ」等に掲載している商品を、カタログ掲載価格に一定の割合を乗じた卸価格にて連携団体へご提供するという取り組みです。
各連携団体にて、探鳥会やイベント等で商品を販売いただき、収益は連携団体の活動 にお役立ていただくというものです。
当会が「バードショップカタログ」等を発行する毎に、各連携団体販売事業ご担当者様宛に販売のご案内をお送りしております。商品のご注文など詳細は、各連携団体の販売事業ご担当者様にお問い合わせください。
　尚、連携団体向け卸販売の対象商品は、「バードショップカタログ」等に掲載している商品で、カタログ有効期間中にご注文いただいたものに限られます。
　過去のカタログ等に掲載された商品は連携団体向け卸販売の対象外となりますのでご承知おきください。

●お願い

　ご注文は、「商品番号」（バードショップカタログ参照）、「商品名」、「サイズ・色」、「数量」を明記の上、FAX（または電子メール）でお送りください。その際、できる限り財団事務局で作成した注文用紙をご利用ください。用紙のフォームをご希望の方、データでご入用の方は下記までお問合せください。
　各連携団体での販売を通じてバードウォッチングの輪が広まるとともに、その販売収益が連携団体活動の一助となれば幸いです。どうぞ拡販にご協力お願いします。

●連携団体向け卸販売についてお問い合わせ

　普及室　販売出版グループまでお願いいたします。
　TEL：03-5436-2623　FAX：03-5436-2636
　メール：[email protected]

（普及室／江面康子）

■支部における個人情報保護について■

　個人情報保護法への対応については、各支部にも本通信などを通じて随時対応をお願いしております。トラブルが発生したり、苦情や、会員の退会に結びつくケースがなくなるよう、重要なことですので、改めてご案内をいたします。支部の規模とは関係なく注意が必要ですので、改めてご確認をお願いいたします。

　支部が会員の個人情報を把握していることに問題はありませんが、その取得・管理上での注意は必要です。日頃からしっかりと対策を取っていれば、万一の事故や犯罪などで漏洩した場合でも訴訟などで不利な立場になることは避けられますし、保険の適用を受けられます。（財団では個人情報保護保険に加入しており、万一の事故や犯罪などで個人情報が漏洩し、被害者から訴えられた場合の賠償、および漏洩時の危機管理費用として事前に訴えを回避するためのお詫び等に要する費用を担保しています。この担保対象には支部も含まれています。しかし、後述のように名簿を自ら公開してしまっている場合などは、漏洩事故以前の問題として保険の対象外となってしまいますのでご注意ください。）
　個人情報保護法の規制対象は、５千名以上の名簿を保有する事業者です。そのためほとんどの支部はこの法規制の直接の対象とはなりませんが、もし個人情報の漏洩など事故を起こしてしまえば、損害賠償請求の対象になります。たとえ訴訟が起こされなくても報道された場合には社会的な信用を失うことになってしまい、これは当会のような団体には死活問題となります。社会的には支部も財団もともに「日本野鳥の会」とみなされますので、一支部だけの問題ではないからです。

【個人情報取得時の注意点】
（1）必要以上に取得しない
　個人情報は必要以上に取得しないほうがよいでしょう。例えば、一般向け探鳥会などで取得した、会員ではない方の名簿も立派な個人情報です。個人情報は持っているだけでリスクが発生し、慎重な管理が必要になります。また、情報項目が多いほどリスクのレベルも上がります。お名前だけわかればいいような場合は、住所・電話番号まで取得しないほうが無難です。また、利用計画がない場合、「とりあえず集めておく」はしないようにしましょう。
（2）利用目的ははっきりと
　個人情報取得時には、ご本人に利用目的を明示することが必要です。例えば参加者名簿の場合、「万一の事故時、保険手続きのために必要です」などと説明しましょう。個別に説明しなくても、記入用紙に明記しておく対応でかまいません。
（3）目的外使用はしない
　漏洩や流出の次に問題になりやすいのは、個人情報の目的外使用です。事前に伝えた目的以外に個人情報を利用すると問題となるおそれがあります。
　例えば、あらかじめ本人の承諾を得ずに会員名簿を配布したり、支部報に入会者名や退会者名などの個人情報を記載したり、探鳥会の受付時に記入してもらった住所に別の探鳥会の案内を送ったりすることは「目的外使用」とみなされます。
　支部がその会員の個人情報を把握していることについては問題はありません。支部に入会した個々の会員は、支部と「当事者の関係」になるためです。しかし、会員同士はこのような「当事者の関係」にありません。支部への入会と個々の会員同士で交流を持つことは別のことです。そのため、個々の会員の承諾がないままに名簿配布や支部報への入会者名・住所変更者名の掲載などをしますと、本人の意向に関係なく個人情報が他の会員に知られてしまうことになります。また支部の外部の方に伝わることも有り得ます。これらは支部が第三者へ個人情報を漏洩した行為とみなされてしまいます。
　会員であっても、個人情報を他の会員に知られたくない人もおられます。名簿配布や支部報掲載には会員の親睦を深める、入退会者を告知するなどの理由もあるかと思いますが、それを不快に思われる方がいるのも事実ですし、いろいろな会員名簿を売買する業者も存在していますので注意が必要です。
　もちろん、本人に「支部報に新入会者として掲載してよいか」「後日支部からのお知らせをお送りしてよいか」などの確認を取り、承諾を得た方のみ掲載やご案内をお送りするのであれば問題はありません。確認については、連絡の書面などに「支部報にお名前を掲載したくない方はご連絡ください」と記載したり、記入用紙に「支部からのお知らせが不要の方はレ印をつけてください」と選択できるようにしておいたりといった方法でかまいません。
　また、支部報への投稿者名の掲載については、投稿は自発的なものですので本人承諾などは不要ですが、掲載に際しては本名かペンネームのどちらかを選べるような仕組みにしておくとよいでしょう。

（4）名簿は放置しない
　探鳥会などの受付時、名簿は放置せず、必ずそばに人がいるようにしましょう。また、終了後は厳重に管理してください。紛失しないように、また不特定多数の目に触れることのないように、ご注意ください。

【個人情報管理上の注意点】
（1）会員情報の問い合わせには原則回答しない

　支部が保有する個人情報について、第三者からの問い合わせには原則回答しないほうがよいでしょう。例えば、「会員に連絡を取りたいので連絡先を教えてほしい」「この人が会員かどうか教えてほしい」などのケースがありますが、教えるとその会員さんご本人が逆に不快に思われることもあります。このような場合、「個人情報保護の観点から会員の個人情報をお教えすることは控えさせていただいております。ご理解ください」などと返答するのがよいでしょう。問い合わせをしてきた方が会員であったとしても、上記でご説明しましたように会員同士は第三者ですので、特に名簿公開の承諾を得ていないような場合にはやはり回答しないほうがよいでしょう。
　ただしやむを得ない場合もあるでしょうから、その場合にはあらかじめ本人に連絡をとり、了解を得たうえで話をつなぐとよいでしょう。

（2）情報は施錠管理しましょう
　個人情報の含まれる名簿などの書類はできるだけカギつきのロッカー、机等に保管したほうがよいでしょう。特に不特定多数の方が出入りする場所の場合は注意が必要です。
（3）パソコン利用時の注意
　パソコンで名簿を管理されている例が多いと思いますが、ノートパソコンだと紛失や盗難に遭う危険性が高まります。名簿は、できるだけデスクトップパソコンで管理するようにしましょう。
　またデータには必ずパスワードをかけるようにしましょう。パスワードは他人に漏らしたり画面の脇に付箋で貼るなどしたりせず、別に保管するように心がけてください。
　インターネットに接続するパソコンにはウィルス対策ソフトをインストールして、外部からの不正アクセスやウィルス感染を防いでください。ウィルス対策ソフトは常に最新のものに自動更新するものをお勧めします。なおウィニーなどファイル交換ソフトはインストールしないほうがよいでしょう。
（4）個人情報持ち出し時の注意
　会員データをディスクやフラッシュカード、USBなどの外部メモリーにコピーし、事務局から支部報担当幹事さんに渡すというようなことも良くあるかと思いますが、細心の注意が必要です。会員データの入ったディスクなどは貴重品として扱い、紛失や盗難に十分注意してください。これらに保管するデータには、必ずパスワードをかけるようにしましょう。

（5）不要情報は破棄しましょう

　必要のない名簿、個人情報はできるだけ持たないほうが無難です。必要がなくなったら破棄するようにしましょう。なお個人情報が記載された書類を破棄する際は、そのままゴミ箱に捨てず、シュレッダーを使用するなど配慮するとよいでしょう。
　またデジタルデータを作業のためにコピーすることも多いと思いますが、使用後速やかに削除するようにしましょう。コピーしたデータがあると、それだけ紛失や盗難のリスクが高まります。最近のパソコンでは、ファイルの削除を指定しても、データが完全に消えるわけではありません。データを削除するときは、データを完全に消去するソフトウエアなどを利用して、確実に消去しましょう。

【個人情報保護法における例外】

　個人情報保護法における例外としては以下の場合がありますので、このような場合は臨機応変な対応をするようにしましょう。不明な場合は財団事務局へお問い合わせください。
・法令に基づく場合。
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

【支部での個人情報保護対策へのサポート】
　財団事務局では、支部での個人情報保護をサポートするために以下の対応を行っております。お困りの際にはご活用ください。

＜ビデオの貸し出し＞
２巻組、各約30分。いろいろな仕事の現場で直面する個人情報保護の注意点についてドラマ仕立てで解説しています。支部役員の講習会などにご利用ください。1セットしかありませんので、他に貸し出し中はお待ちいただく場合があります。また、貸し出し期間は2週間を限度にお願いします。

＜コンサルタントへの相談＞
財団では専門の個人情報保護コンサルタントと契約しています。個人情報保護に関連してお困りのことがあれば、財団事務局を通して相談できますのでお知らせください。相談はできるだけ具体的に、メールまたはＦＡＸでいただけると助かります。ご依頼後、1週間から10日程度を目安にお返事いたします。

＜事故発生の場合＞
財団では万一の事故に備えて保険契約をしています。この保険は支部での事故も担保していますので、漏洩事故などが発生しましたらどうぞご連絡ください。

●個人情報保護に関するお問い合わせ先

（ビデオ貸し出し・コンサルタント相談もこちらへ）
日本野鳥の会　会員室　会員グループ
TEL：03-5436-2630　FAX：03-5436-2636

（会員室／猪沢　則子）

■特別会員の増にご協力をお願いします
　支部への還元金制度もご利用ください■

　支部の働きかけによって特別会員（法人・個人）が入会された場合、その会費の一部を支部へ還元するしくみです。
　対象は、各支部の働きかけで特別会員にご入会、もしくは切り替えた個人または法人になります。会で用意した所定の専用用紙にご記入の上、ご連絡いただいた方に限らせていただきます。その用紙にお名前のある方から特別会費の入金がありましたら、その3割を還元金として支部へお送りいたします。
　ぜひこの制度をご活用のうえ、特別会員の増にご協力をお願いいたします。

＜今年の還元金スケジュール概要＞
　4月：2011年4月〜2012年3月までの一年間の間に対象者の方から入金があったかどうか会員室でチェックします。
　5月：上記の結果を支部にお送りします（送金一覧表に同封）。支部で内容をご確認のうえ、不明点、追加などをお知らせください。
　6〜7月：最終的な還元額を決定し、支部に会費とともに送金いたします。

専用の用紙と手続きについての資料を用意しています。会員室までお申し出ください。

（会員室／沖山　展子）

■『会費事務手続き　支部用マニュアル』
　ご希望の支部にお送りします■

　日頃より支部の皆さまには、会員事務手続きにお手数をおかけしております。支部事務局の皆さまと会員室との連携が、会員の皆さまへの信頼につながりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
　会員室では、会員の入退会、継続などに伴う手続きや、会費の送金、支部へお送りできる資料などについてまとめた『会費事務手続き　支部用マニュアル』を作成しています。すでに会計担当の方にはお送りしてありますが、必要な場合には会員室にお申し付けください。また会計担当の方が変わる場合にはこのマニュアルも引き継いでいただければ幸いです。

会費事務手続き　支部用マニュアル　内容
１．入会のしくみ
２．会員の継続・退会・変更手続き
３．支部への連絡のしくみ（送金一覧表とその他の資料）
４．支部へお送りできる資料など
５．会員の種類と会費額（割引制度）
６．支部の会計ご担当者と個人情報の取り扱いについて

　現在、会計ご担当者、名簿ご担当者を各支部一名（兼任可）決めていただいています。年度替りなどでご変更があった場合には、お早めに会員室までお知らせください。
支部のゆうちょ銀行口座に変更がある場合（口座番号、口座名義人など）も必ずお知らせください。よろしくお願いいたします。

（会員室／沖山　展子）

■震災などに備えた、会員・支援者データの
　遠隔地での保管について■

（この件につきましては、万一に備え定期的にお知らせしております）

　当会では現在、会員を始め、寄付者や商品購入者なども合わせて約24万人分のデータを保有しており、西五反田事務所にあるサーバーに記録しています。故障などに備えて毎日バックアップデータを作成し、事務所内にある耐火金庫でも保管していますが、万一の大規模災害や戦乱などによりビル自体が破壊される事態となった場合は回収が困難であり、その後の復旧に重大な支障を来たすことが懸念されます。そこで、会員・支援者データの保管と復旧について下記のように対策を立ててありますので、ご案内いたします。

●バックアップデータの保管について
　会員・支援者データのバックアップを輸送や保管時の安全性を考慮して、専門の保管業者「住友倉庫羽生アーカイブセンター　第一センター」に委託保管しています。
①保管しているもの（毎月更新）
会員・支援者データを記録したＤＡＴ
販売の顧客管理とシステムを記録したCD-ROM、
データを読み込むために必要な機材・スペックなどを記録したＭＯ
②「住友倉庫羽生アーカイブセンター　第一センター」について
所在地：埼玉県羽生市（都心から約60km）
平成19年7月竣工。鉄構造、耐震・耐火構造（首都直下型地震　震度７を想定）
ISO27001認証の個人情報セキュリティシステムを完備。

●データの復元について
残されたデータを元にして、地方在住の職員や支部の方々が会を再興しなければいけない事態もあり得ますが、その際には、会員などのデータはこの住友倉庫からバックアップデータを取り出していただければ、早期の復旧に役立てられます。取り出すにあたっての認証には会長印または会員室印が必要となります。これらの印鑑は西五反田事務所の耐火金庫に保管してあるほか、会員室印については、遠藤孝一理事（栃木県）に予備を預けてありますので、事務所が壊滅し耐火金庫内の印鑑が失われた場合には、予備印を使用してデータ回収をしたいただく段取りとなっています。

（会員室／猪沢　則子）

■支部ネット通信をご利用ください■

●発行趣旨
　「バードニュース」を覚えていらっしゃる支部役員の方も多いのではと思います。83年５月のバードニュース第１号の「創刊のごあいさつ」には、発刊の趣旨として"支部本部間の連絡調整が大切"、"バードニュースの創刊が、支部本部間、各支部間での交流促進に役立てばうれしい"ということが述べられています。このバードニュースは94年１月に休刊になりましたが、その後も支部と財団との連絡調整が大切なことには変わりなく、会の発展のためには、支部と財団間や支部相互間での連携強化が不可欠といえるでしょう。
　そのため、「バードニュース」の創刊趣旨を継承する形で、04年4月よりこの「支部ネット通信」の発行を始めました。

●支部向け内部情報などを掲載
　「支部ネット通信」は、一般の会員さんや会の外部向けのものではなく、支部、ブロックに限定した情報媒体と位置づけています。そのため、野鳥誌やホームページとは一線を画し、財団の事業や運営がより理解できような内部データなどの情報、支部の運営や活動に役立ちそうな情報などの掲載に重点を置いています。
　また、支部の活動事例やブロックの運営状況など、支部相互間やブロック相互間で役立つ情報を、支部やブロックから投稿いただいて掲載することができます。

●各支部事務局へ送付しています
　本通信は、各支部事務局へ３部ずつとブロック事務局、財団理事、財団評議員へ印刷版をお送りしています。
またメール版も発行しており、支部単位で２アドレスまで送付先をご指定いただけます。
　インターネットからもご覧いただくことができまして、こちらは第１号からのバックナンバーすべてを閲覧できます。インターネット版のＵＲＬは以下のとおりです。
http://www.wbsj.org/info/shibu/net/index.html
　印刷版、メール版、ネット版とも掲載内容は同じですが、メール版はテキスト・メールですので図表などが掲載されていません。またメール版は転送が簡単な反面、内容改ざんも簡単ですので、議事録などは省略して掲載しています。
　一方で、鳥インフルエンザの野鳥感染発生など、迅速にお伝えすべき情報がありましたら、メール版の臨時号を発行しております。臨時号は、即時性の点から、メール版のみとしております。このため、印刷版とメール版の発行ナンバーはずれております。

●メール配信のご登録を
　支部ネット通信は、メール版でも発行しており、支部単位で２アドレスまで送付先をご指定いただけます。印刷版では送付部数が限られますが、メール版ですと幹事さんがたくさんいても簡単に転送でき、情報共有に便利です。
　転送の範囲は、特に定めていません。一般の会員さんにはお届けしていない通信ですが、お見せできないものではありませんので、転送の範囲は各支部にお任せしております。実際、一般会員が参加されているメーリングリストに転送さている支部もございます。
　メール配信のお申し込み、お問い合わせは本紙末尾のメールアドレスまでお願いします。

（総務室／奥田秋穂、関祥子）